Verantwortlich ist nicht automatisch der Wareneingang, sondern rechtlich zuerst der Verkäufer bzw. je nach Transport- und Gefahrübergang auch der Frachtführer; der Wareneingang ist vor...
Wie ist die Vorgehensweise, wenn im Wareneingang beim Umpacken der Ware eine Fehlmenge festgestellt wird?
Antwort vom**Fehlmenge im Wareneingang darfst du nicht einfach „wegpacken“ – sie muss sofort dokumentiert, gesperrt und an Einkauf/Lieferant gemeldet werden, sonst stimmen Bestand, Rechnung und spätere Reklamationsrechte nicht mehr.** ## So gehst du praktisch vor 1. **Wareneingang sofort stoppen oder betroffene Position trennen.** Die Ware mit Fehlmenge nicht normal einlagern, bevor der Fall erfasst ist. 2. **Ist-Menge gegen Soll-Menge prüfen.** Vergleiche Bestellung, Lieferschein, Packstückzahl und tatsächlich gezählte Menge. Entscheidend ist, ob die Fehlmenge schon bei Anlieferung bestand oder erst beim Umpacken auffällt. 3. **Abweichung dokumentieren.** Notiere: - Artikelnummer und Bezeichnung - bestellte Menge - gelieferte Menge - fehlende Menge - Datum, Uhrzeit, Mitarbeiter - Chargen-/Seriennummern, falls relevant - Zustand der Verpackung 4. **Beweise sichern.** Mach Fotos von: - Außenverpackung - Innenverpackung - Etiketten - Inhalt beim Öffnen/Umpacken Das ist wichtig, falls der Lieferant später bestreitet, dass die Fehlmenge bereits vorlag. ## Was danach folgt **Die Buchung im System muss zur tatsächlich vorhandenen Menge passen.** Nicht die Soll-Menge einbuchen und „später korrigieren“, wenn der Mangel schon feststeht. Sonst erzeugst du falsche Lagerbestände. Zusätzlich wird meist ein **Mängel- oder Reklamationsprotokoll** erstellt und an Einkauf, Disposition oder Qualitätsmanagement weitergegeben. Der Lieferant bekommt dann eine Fehlmengenanzeige und je nach Fall folgt: - **Nachlieferung** - **Gutschrift** - **Korrektur des Lieferscheins / der Rechnung** ## Wichtiger Unterschied Wenn der Fahrer noch vor Ort ist und die Fehlmenge bereits bei der Annahme erkennbar war, sollte die Abweichung **direkt auf den Frachtpapieren oder dem Lieferschein vermerkt** werden. Wird die Fehlmenge erst beim späteren Umpacken entdeckt, musst du sie **unverzüglich intern melden und sauber nachweisen**, weil die Beweislage dann schwächer ist. ## Praktische Standardformulierung intern **„Beim Umpacken im Wareneingang wurde bei Artikel X eine Fehlmenge festgestellt. Soll: 100 Stück, Ist: 92 Stück. Ware und Verpackung wurden geprüft, Abweichung dokumentiert und an den Einkauf zur Reklamation gemeldet.“** ## Entscheidend in der Praxis Der Kern ist immer: **prüfen, dokumentieren, nur Ist-Menge buchen, Reklamation auslösen.** Genau so vermeidest du Bestandsfehler, Rechnungsprobleme und Diskussionen mit dem Lieferanten.
