Welche Anforderungen hat Ihre Abteilung an ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Hier sind Vorschläge für Fragen an die Fachvertreter pro Abteilung im Rahmen einer Evaluierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), sortiert nach sinnvollen Kategorien:

**1. Allgemeiner Bedarf und Anforderungen**
- Welche Arten von Dokumenten werden in Ihrer Abteilung hauptsächlich bearbeitet?
- Wie viele Dokumente fallen pro Monat/Jahr an?
- Welche Formate (z.B. PDF, Word, E-Mails) sind relevant?
- Gibt es spezielle Compliance- oder Aufbewahrungsanforderungen?

**2. Dokumentenablage und -struktur**
- Wie werden Dokumente aktuell abgelegt und organisiert?
- Gibt es eine bestehende Ordnerstruktur, die übernommen werden soll?
- Welche Metadaten sind für die Suche und Organisation wichtig?

**3. Zugriff und Berechtigungen**
- Wer benötigt Zugriff auf welche Dokumente?
- Gibt es unterschiedliche Berechtigungsstufen (Lesen, Bearbeiten, Löschen)?
- Müssen externe Partner Zugriff erhalten?

**4. Workflows und Prozesse**
- Welche dokumentenbezogenen Prozesse gibt es (z.B. Freigaben, Prüfungen)?
- Gibt es wiederkehrende Workflows, die automatisiert werden könnten?
- Wie werden Dokumente aktuell versioniert und nachverfolgt?

**5. Integration und Schnittstellen**
- Welche anderen Systeme (z.B. ERP, CRM, E-Mail) nutzt Ihre Abteilung?
- Gibt es Anforderungen an die Integration mit diesen Systemen?
- Müssen Daten aus dem DMS exportiert oder importiert werden?

**6. Benutzerfreundlichkeit und Schulungsbedarf**
- Welche Erfahrungen gibt es mit bisherigen DMS-Lösungen?
- Gibt es besondere Anforderungen an die Benutzeroberfläche?
- Wie hoch schätzen Sie den Schulungsbedarf für Ihre Mitarbeitenden ein?

**7. Sicherheit und Datenschutz**
- Welche sensiblen Daten werden verarbeitet?
- Gibt es spezielle Anforderungen an Verschlüsselung oder Zugriffskontrolle?
- Müssen bestimmte Datenschutzvorgaben (z.B. DSGVO) beachtet werden?

**8. Mobiler Zugriff und Homeoffice**
- Wird mobiler Zugriff auf Dokumente benötigt?
- Gibt es Anforderungen an die Nutzung im Homeoffice?

**9. Archivierung und Aufbewahrung**
- Wie lange müssen Dokumente aufbewahrt werden?
- Gibt es Anforderungen an die revisionssichere Archivierung?

**10. Sonstiges**
- Welche Herausforderungen gibt es aktuell im Umgang mit Dokumenten?
- Gibt es Wünsche oder Verbesserungsvorschläge für ein neues DMS?

Diese Fragen helfen, die Anforderungen jeder Abteilung systematisch zu erfassen und die Auswahl eines passenden DMS zu unterstützen.