2 Fragen zu Anforderungen

Hier sind Vorschläge für Fragen an die Fachvertreter pro Abteilung einer liechtensteinischen Bank im Rahmen einer Evaluierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), gegliedert nach sinnvollen Kategorien: **1. Allgemeiner Bedarf und Anforderungen** - Welche Arten von Dokumenten werden in Ihrer Abteilung hauptsächlich verarbeitet? - Welche aktuellen Herausforderungen bestehen beim Umgang mit Dokumenten? - Welche gesetzlichen oder regulatorischen Anforderungen müssen bei der Dokumentenverwaltung beachtet werden? **2. Prozesse und Workflows** - Wie sehen die typischen Dokumentenprozesse in Ihrer Abteilung aus (z.B. Erstellung, Freigabe, Archivierung)? - Welche Workflows sollten durch das DMS abgebildet werden können? - Gibt es abteilungsübergreifende Prozesse, die berücksichtigt werden müssen? **3. Zugriff und Berechtigungen** - Wer benötigt Zugriff auf welche Dokumente? - Welche Anforderungen bestehen an die Rechte- und Rollenverwaltung? - Gibt es sensible Dokumente mit besonderen Schutzanforderungen? **4. Integration und Schnittstellen** - Welche bestehenden Systeme (z.B. Kernbankensystem, E-Mail, CRM) müssen angebunden werden? - Gibt es spezielle Anforderungen an die Datenmigration aus Altsystemen? **5. Benutzerfreundlichkeit und Schulung** - Welche Anforderungen bestehen an die Benutzeroberfläche? - Wie hoch ist die IT-Affinität der Mitarbeitenden in Ihrer Abteilung? - Welche Unterstützung wird bei der Einführung und Schulung benötigt? **6. Suche und Auffindbarkeit** - Welche Suchfunktionen sind für Ihre Arbeit besonders wichtig? - Müssen Dokumente nach bestimmten Kriterien (z.B. Kundennummer, Datum) schnell auffindbar sein? **7. Archivierung und Aufbewahrung** - Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Ihre Dokumente? - Gibt es Anforderungen an die revisionssichere Archivierung? **8. Zusammenarbeit und Kommunikation** - Müssen Dokumente gemeinsam bearbeitet werden können? - Gibt es Anforderungen an die Versionierung und Nachverfolgbarkeit von Änderungen? **9. Sicherheit und Datenschutz** - Welche Datenschutzanforderungen sind zu beachten? - Gibt es spezielle Anforderungen an die Verschlüsselung oder Protokollierung von Zugriffen? **10. Sonstiges** - Gibt es weitere Wünsche oder Anforderungen, die bisher nicht angesprochen wurden? - Welche Erfahrungen haben Sie mit bisherigen DMS-Lösungen gemacht? Diese Fragen helfen, die spezifischen Anforderungen jeder Abteilung systematisch zu erfassen und eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die Auswahl eines geeigneten DMS zu schaffen.

Hier sind Vorschläge für Fragen an die Fachvertreter pro Abteilung im Rahmen einer Evaluierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), sortiert nach sinnvollen Kategorien: **1. Allgemeiner Bedarf und Anforderungen** - Welche Arten von Dokumenten werden in Ihrer Abteilung hauptsächlich bearbeitet? - Wie viele Dokumente fallen pro Monat/Jahr an? - Welche Formate (z.B. PDF, Word, E-Mails) sind relevant? - Gibt es spezielle Compliance- oder Aufbewahrungsanforderungen? **2. Dokumentenablage und -struktur** - Wie werden Dokumente aktuell abgelegt und organisiert? - Gibt es eine bestehende Ordnerstruktur, die übernommen werden soll? - Welche Metadaten sind für die Suche und Organisation wichtig? **3. Zugriff und Berechtigungen** - Wer benötigt Zugriff auf welche Dokumente? - Gibt es unterschiedliche Berechtigungsstufen (Lesen, Bearbeiten, Löschen)? - Müssen externe Partner Zugriff erhalten? **4. Workflows und Prozesse** - Welche dokumentenbezogenen Prozesse gibt es (z.B. Freigaben, Prüfungen)? - Gibt es wiederkehrende Workflows, die automatisiert werden könnten? - Wie werden Dokumente aktuell versioniert und nachverfolgt? **5. Integration und Schnittstellen** - Welche anderen Systeme (z.B. ERP, CRM, E-Mail) nutzt Ihre Abteilung? - Gibt es Anforderungen an die Integration mit diesen Systemen? - Müssen Daten aus dem DMS exportiert oder importiert werden? **6. Benutzerfreundlichkeit und Schulungsbedarf** - Welche Erfahrungen gibt es mit bisherigen DMS-Lösungen? - Gibt es besondere Anforderungen an die Benutzeroberfläche? - Wie hoch schätzen Sie den Schulungsbedarf für Ihre Mitarbeitenden ein? **7. Sicherheit und Datenschutz** - Welche sensiblen Daten werden verarbeitet? - Gibt es spezielle Anforderungen an Verschlüsselung oder Zugriffskontrolle? - Müssen bestimmte Datenschutzvorgaben (z.B. DSGVO) beachtet werden? **8. Mobiler Zugriff und Homeoffice** - Wird mobiler Zugriff auf Dokumente benötigt? - Gibt es Anforderungen an die Nutzung im Homeoffice? **9. Archivierung und Aufbewahrung** - Wie lange müssen Dokumente aufbewahrt werden? - Gibt es Anforderungen an die revisionssichere Archivierung? **10. Sonstiges** - Welche Herausforderungen gibt es aktuell im Umgang mit Dokumenten? - Gibt es Wünsche oder Verbesserungsvorschläge für ein neues DMS? Diese Fragen helfen, die Anforderungen jeder Abteilung systematisch zu erfassen und die Auswahl eines passenden DMS zu unterstützen.