Hier sind einige Vorschläge für Fragen, die du an die Fachvertreter*innen pro Abteilung im Rahmen einer Evaluierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) stellen kannst: 1. **Welche Dokumententypen werden in Ihrer Abteilung hauptsächlich verwendet und verwaltet?** 2. **Wie erfolgt aktuell die Ablage, Suche und Archivierung von Dokumenten?** 3. **Welche Herausforderungen oder Probleme bestehen derzeit im Umgang mit Dokumenten?** 4. **Welche Anforderungen haben Sie an die Zugriffsrechte und -steuerung für Dokumente?** 5. **Gibt es spezielle Compliance- oder Datenschutzanforderungen, die berücksichtigt werden müssen?** 6. **Wie wichtig ist die Integration des DMS mit anderen von Ihnen genutzten Systemen (z.B. ERP, E-Mail, Fachanwendungen)?** 7. **Welche Workflows (z.B. Freigaben, Versionierung, Wiedervorlagen) sind für Ihre Abteilung relevant?** 8. **Wie hoch ist das durchschnittliche Dokumentenaufkommen pro Monat?** 9. **Welche Funktionen würden die Arbeit in Ihrer Abteilung besonders erleichtern (z.B. Volltextsuche, mobile Nutzung, digitale Unterschrift)?** 10. **Gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen oder interne Vorgaben, die das DMS abbilden muss?** 11. **Wie werden Dokumente aktuell mit anderen Abteilungen oder externen Partnern geteilt?** 12. **Welche Schulungs- oder Supportbedarfe sehen Sie für Ihre Mitarbeitenden bei der Einführung eines neuen DMS?** 13. **Welche Erfahrungen haben Sie ggf. bereits mit DMS-Lösungen gemacht?** 14. **Welche Erwartungen haben Sie an die Benutzerfreundlichkeit und das Design des Systems?** 15. **Gibt es weitere Wünsche oder Anregungen für die Auswahl und Einführung eines DMS?** Diese Fragen helfen, die spezifischen Anforderungen und Wünsche der einzelnen Abteilungen zu erfassen und eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die Auswahl eines passenden DMS zu schaffen.