Warum wird eine PBK-Datei in Lotus Notes immer als Archiv und nicht als normale Mail angezeigt?

Question

Warum wird eine PBK-Datei in Lotus Notes immer als Archiv und nicht als normale Mail angezeigt?

Antwort

Verwandte Fragen

Wie lässt sich in HCL Lotus Notes die Arbeitsweise aus dem Archiv ändern?

Accepted Answer

In IBM Lotus Notes (heute HCL Notes) kann es vorkommen, dass eine PBK-Datei (Personal Book, meist Adressbuch oder Kontakte) oder auch andere Dateitypen wie Archivdateien (z.B. .nsf-Archive) im Client falsch angezeigt oder zugeordnet werden. Wenn eine PBK-Datei immer als Archiv und nicht als normale Mail angezeigt wird, kann das folgende Gründe haben: 1. **Falsche Template-Zuordnung:** Lotus Notes-Datenbanken (.nsf-Dateien) haben ein sogenanntes Template, das das Aussehen und die Funktionalität bestimmt. Wenn eine PBK-Datei mit dem Archiv-Template statt mit dem Mail- oder Adressbuch-Template geöffnet wird, erscheint sie als Archiv. 2. **Dateiendung und Verknüpfung:** Lotus Notes unterscheidet nicht nur nach Dateiendung, sondern auch nach interner Datenbankstruktur. Wenn die PBK-Datei ursprünglich als Archiv erstellt oder kopiert wurde, erkennt Notes sie als solche. 3. **Öffnen im falschen Kontext:** Wird die PBK-Datei über „Datei öffnen“ und dann als Archiv ausgewählt, merkt sich Notes diese Einstellung und zeigt sie künftig als Archiv an. **Lösungsvorschläge:** - **Template prüfen und ggf. ändern:** Öffne die PBK-Datei in Notes, gehe zu „Datenbank“ > „Eigenschaften“ > „Design“ und prüfe das verwendete Template. Falls nötig, kann das Template auf das Adressbuch- oder Mail-Template umgestellt werden. - **Datei korrekt öffnen:** Stelle sicher, dass die PBK-Datei über „Datei“ > „Öffnen“ > „Adressbuch“ geöffnet wird und nicht als Archiv. - **Datei neu erstellen:** Falls die Datei beschädigt ist oder falsche Metadaten enthält, kann es helfen, die Kontakte in eine neue Adressbuch-Datei zu exportieren und wieder zu importieren. **Weitere Informationen:** - [HCL Notes Produktseite](https://www.hcltechsw.com/wps/portal/products/notes) - [IBM Support: Notes Templates](https://www.ibm.com/support/pages/notes-templates) Falls du eine spezifische Fehlermeldung erhältst oder weitere Details zur Datei hast, kann die Ursache noch genauer eingegrenzt werden.

Accepted Answer

Um in HCL Notes (früher IBM Lotus Notes) E-Mails oder Dokumente aus einem Archiv zu bearbeiten, gibt es einige wichtige Punkte zu beachten: **1. Archivierte Dokumente sind normalerweise schreibg... [mehr]

Accepted Answer

Um in HCL Notes (früher IBM Lotus Notes) E-Mails oder Dokumente aus einem Archiv zu bearbeiten, gibt es einige wichtige Punkte zu beachten: **1. Archivierte Dokumente sind normalerweise schreibgeschützt:** Standardmäßig werden E-Mails und Dokumente, die ins Archiv verschoben wurden, nicht mehr bearbeitet, sondern dienen nur der Aufbewahrung. Das Archiv ist meist als reine Ablage gedacht. **2. Bearbeiten im Archiv:** Wenn du dennoch ein Dokument im Archiv ändern möchtest, musst du das Archiv öffnen (meist als separate Datenbank, z.B. `archive.nsf`). Dort kannst du – sofern du die nötigen Rechte hast – das Dokument wie gewohnt öffnen und bearbeiten. **Achtung:** Änderungen im Archiv wirken sich nicht auf das Original in der Maildatenbank aus. **3. Arbeitsweise ändern:** Falls du möchtest, dass archivierte Dokumente weiterhin bearbeitet werden können, muss das Archivierungsverfahren oder die Zugriffsrechte entsprechend angepasst werden. Das kann bedeuten: - Die Archivdatenbank muss mit Bearbeitungsrechten versehen werden. - Die Archivierungsrichtlinie muss ggf. angepasst werden, damit z.B. keine Kopien, sondern Verschiebungen erfolgen. **4. Vorgehen zum Bearbeiten:** - Öffne HCL Notes. - Gehe zu „Datei“ > „Datenbank öffnen“ und wähle dein Archiv (z.B. `archive.nsf`). - Suche das gewünschte Dokument. - Öffne es und bearbeite es wie gewohnt (sofern du die Rechte hast). - Speichere die Änderungen. **5. Hinweise:** - Änderungen im Archiv sind unabhängig von der Original-Maildatenbank. - In Unternehmen kann es Richtlinien geben, die das Bearbeiten von Archivdaten verbieten. **Weitere Informationen:** Offizielle Infos zu HCL Notes und Archivierung findest du auf der [HCL Notes Support-Seite](https://support.hcltechsw.com/csm?id=kb_article_view&sysparm_article=KB0076037). **Fazit:** Du kannst Dokumente im Archiv bearbeiten, wenn du die nötigen Rechte hast und das Archiv nicht schreibgeschützt ist. Die Arbeitsweise kann durch Anpassung der Archivierungsrichtlinien verändert werden, dies sollte aber mit dem Administrator abgestimmt werden.