Was ist ein Arrival Check in der Reservierungsabteilung eines Hotels?

Ein Arrival Check in der Reservierungsabteilung eines Hotels ist ein wichtiger Prozess, der sicherstellt, dass alle Vorbereitungen für die Ankunft eines Gastes reibungslos ablaufen. Hier sind die wesentlichen Schritte und Aspekte, die dabei berücksichtigt werden:

1. **Überprüfung der Reservierung**: Die Reservierungsabteilung überprüft die Details der Buchung, einschließlich des Namens des Gastes, des Ankunftsdatums, der Aufenthaltsdauer, der Zimmerkategorie und spezieller Wünsche oder Anforderungen.

2. **Zimmerzuteilung**: Basierend auf der Verfügbarkeit und den Präferenzen des Gastes wird ein geeignetes Zimmer zugewiesen. Dabei wird auch sichergestellt, dass das Zimmer sauber und bereit für den Gast ist.

3. **Spezielle Anforderungen**: Wenn der Gast besondere Wünsche geäußert hat, wie z.B. ein Kinderbett, Allergiker-Bettwäsche oder ein Zimmer in einer bestimmten Etage, werden diese Anforderungen überprüft und entsprechend vorbereitet.

4. **Kommunikation mit anderen Abteilungen**: Die Reservierungsabteilung kommuniziert mit anderen Abteilungen wie dem Housekeeping und dem Empfang, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Vorkehrungen getroffen sind. Dies kann auch die Information über VIP-Gäste oder besondere Anlässe wie Geburtstage umfassen.

5. **Überprüfung der Zahlungsdetails**: Es wird sichergestellt, dass die Zahlungsinformationen korrekt sind und eventuell erforderliche Vorauszahlungen oder Autorisierungen vorgenommen wurden.

6. **Erstellung von Willkommensmaterialien**: Einige Hotels bereiten Willkommensbriefe oder Informationspakete für ankommende Gäste vor, die Informationen über das Hotel, die Einrichtungen und lokale Attraktionen enthalten.

7. **Systemaktualisierung**: Alle relevanten Informationen werden im Hotelmanagementsystem aktualisiert, um sicherzustellen, dass das Empfangspersonal bei der Ankunft des Gastes über alle Details informiert ist.

8. **Follow-up**: Kurz vor der Ankunft des Gastes kann ein Follow-up erfolgen, um sicherzustellen, dass alle Vorbereitungen abgeschlossen sind und um eventuelle letzte Änderungen zu berücksichtigen.

Dieser Prozess trägt dazu bei, dass der Gast bei seiner Ankunft ein positives Erlebnis hat und sich willkommen fühlt. Ein gut durchgeführter Arrival Check kann die Zufriedenheit und Loyalität der Gäste erheblich steigern.