Das Protokoll der Jahreshauptversammlung wird in der Regel vom Versammlungsleiter und dem Protokollführer unterschrieben. Der Versammlungsleiter ist oft der Vorsitzende des Vereins oder der Gesellschaft, während der Protokollführer meist ein Mitglied des Vorstands oder ein anderer Beauftragter ist, der das Protokoll während der Versammlung erstellt hat. In einigen Fällen kann auch ein weiteres Vorstandsmitglied oder ein Beisitzer das Protokoll mitunterzeichnen.