Für eine IST-Aufnahme im Zusammenhang mit einem Archivierungssystem sollten Abteilungsleiter gezielt zu ihren aktuellen Prozessen, Anforderungen und Herausforderungen befragt werden. Wichtige Fragen sind: 1. **Welche Arten von Dokumenten und Daten werden in Ihrer Abteilung archiviert?** 2. **Wie erfolgt aktuell die Ablage, Verwaltung und Suche von Dokumenten?** 3. **Welche Formate (Papier, digital, spezielle Dateitypen) werden genutzt?** 4. **Wie lange müssen Dokumente aufbewahrt werden (gesetzliche/frühere Vorgaben)?** 5. **Wer hat Zugriff auf welche Dokumente? Gibt es unterschiedliche Berechtigungsstufen?** 6. **Welche Probleme oder Herausforderungen bestehen im aktuellen Archivierungsprozess?** 7. **Wie werden Dokumente aktuell vernichtet oder gelöscht?** 8. **Gibt es Schnittstellen zu anderen Systemen (z.B. ERP, E-Mail, Fachanwendungen)?** 9. **Welche Anforderungen bestehen an die Nachvollziehbarkeit und Protokollierung von Zugriffen?** 10. **Wie werden eingehende und ausgehende Dokumente erfasst (z.B. Scannen, Import, E-Mail)?** 11. **Welche Such- und Filterfunktionen werden benötigt?** 12. **Gibt es spezielle Compliance- oder Datenschutzanforderungen?** 13. **Wie werden Mitarbeiter geschult und unterstützt?** 14. **Welche Volumina (Anzahl Dokumente, Speicherbedarf) fallen an?** 15. **Welche Verbesserungen wünschen Sie sich für ein neues Archivierungssystem?** Diese Fragen helfen, die aktuelle Situation umfassend zu erfassen und die Anforderungen an ein zukünftiges Archivierungssystem gezielt zu definieren.