Bei der Dateiverwaltung mit Vault (z. B. Autodesk Vault) sind einige wichtige Punkte und Bedingungen zu beachten, um einen reibungslosen und sicheren Umgang mit Konstruktions- und Projektdaten zu gewährleisten: **1. Benutzer- und Zugriffsrechte:** Nur autorisierte Benutzer dürfen auf bestimmte Dateien oder Ordner zugreifen, diese bearbeiten oder freigeben. Die Rechtevergabe muss klar definiert und regelmäßig überprüft werden. **2. Ein- und Auschecken von Dateien:** Dateien müssen vor der Bearbeitung ausgecheckt werden, damit keine parallelen Änderungen durch mehrere Nutzer erfolgen. Nach der Bearbeitung müssen die Dateien wieder eingecheckt werden, damit die Änderungen für andere sichtbar und verfügbar sind. **3. Versionierung:** Jede Änderung an einer Datei erzeugt eine neue Version. Es ist zwingend erforderlich, die Versionierung konsequent zu nutzen, um den Änderungsverlauf nachvollziehen zu können und ältere Stände bei Bedarf wiederherzustellen. **4. Namenskonventionen und Struktur:** Dateien und Ordner sollten nach festgelegten Namenskonventionen und einer klaren Struktur abgelegt werden, um die Übersichtlichkeit und Auffindbarkeit zu gewährleisten. **5. Keine lokalen Kopien außerhalb von Vault:** Dateien dürfen nicht außerhalb des Vault-Systems bearbeitet oder gespeichert werden, um Versionskonflikte und Datenverluste zu vermeiden. **6. Metadatenpflege:** Zu jeder Datei sollten die relevanten Metadaten (z. B. Status, Verantwortlicher, Änderungsdatum) gepflegt werden, um die Verwaltung und Suche zu erleichtern. **7. Backup und Wiederherstellung:** Regelmäßige Backups des Vault-Systems sind Pflicht, um Datenverluste durch technische Defekte oder Bedienfehler zu vermeiden. **8. Einhaltung von Workflows:** Freigabe- und Änderungsprozesse (Workflows) müssen eingehalten werden, damit z. B. nur geprüfte und freigegebene Dateien in die Produktion gelangen. **9. Konsistenz und Integrität:** Es muss sichergestellt sein, dass alle abhängigen Dateien (z. B. Baugruppen, Zeichnungen) konsistent verwaltet werden und keine Referenzen verloren gehen. **10. Dokumentation und Schulung:** Alle Nutzer müssen im Umgang mit Vault geschult sein und die geltenden Regeln und Prozesse kennen. **Fazit:** Die Einhaltung dieser Bedingungen ist zwingend notwendig, um Datenintegrität, Nachvollziehbarkeit und Zusammenarbeit im Team sicherzustellen. Bei Nichteinhaltung drohen Datenverluste, Versionskonflikte und ineffiziente Arbeitsabläufe.