Unterschied zwischen Registratur und Archiv

**Die Registratur enthält laufend oder kurzfristig benötigte Unterlagen, das Archiv bewahrt nur noch dauerhaft aufbewahrungswürdige Unterlagen auf – der Unterschied ist also Nutzung im Alltag versus dauerhafte Sicherung.** ## Kurz gesagt In der **Registratur** liegen Akten und Dokumente, die eine Behörde, Firma oder Organisation **für ihre aktuelle Arbeit** noch braucht. Im **Archiv** landen Unterlagen erst dann, wenn sie **für den laufenden Betrieb nicht mehr nötig** sind, aber **rechtlich, historisch oder organisatorisch dauerhaft wichtig** bleiben. ## Der praktische Unterschied **Registratur** - für aktuelle oder kürzlich abgeschlossene Vorgänge - dient dem schnellen Zugriff im Arbeitsalltag - Unterlagen können noch ergänzt, bearbeitet oder regelmäßig genutzt werden - Aufbewahrung oft nur befristet **Archiv** - für abgeschlossene Unterlagen - dient der dauerhaften Sicherung und Nachvollziehbarkeit - Unterlagen werden nicht mehr weitergeführt - nur ein kleiner Teil der Registratur wird überhaupt archiviert ## Entscheidend ist also Nicht jede alte Akte ist automatisch ein Archivgut. Genau das ist der häufigste Denkfehler: **Alt** bedeutet nur, dass etwas nicht mehr neu ist. **Archivwürdig** bedeutet, dass es dauerhaft erhalten bleiben soll. Vieles wird nach Ablauf von Fristen auch einfach vernichtet. ## Einfaches Beispiel Eine Personalakte eines noch beschäftigten Mitarbeiters gehört in die **Registratur**. Eine historische Gründungsurkunde oder eine dauerhaft bedeutsame Ratsentscheidung gehört ins **Archiv**. ## Merksatz **Registratur = Arbeiten mit Unterlagen. Archiv = Bewahren von Unterlagen.**