1 Frage zu Terminkoordination

In einer Woche mit vielen Terminen ist für die Assistenz besonders auf folgende Punkte zu achten: 1. **Übersicht und Priorisierung:** Alle Termine sollten klar und übersichtlich im Kalender eingetragen sein. Prioritäten müssen erkennbar sein, damit wichtige Termine nicht untergehen. 2. **Pufferzeiten einplanen:** Zwischen Terminen sollten ausreichend Puffer für Wegezeiten, Nachbereitung und eventuelle Verzögerungen eingeplant werden. 3. **Vorbereitung sicherstellen:** Alle notwendigen Unterlagen, Präsentationen oder Informationen müssen rechtzeitig bereitgestellt werden. Die Assistenz sollte prüfen, ob der Vorgesetzte alles hat, was er für die jeweiligen Termine benötigt. 4. **Kommunikation:** Rechtzeitige und klare Kommunikation mit allen Beteiligten ist essenziell, z.B. bei Terminverschiebungen oder -absagen. 5. **Flexibilität:** Bei kurzfristigen Änderungen muss die Assistenz schnell reagieren und Alternativen anbieten können. 6. **Erreichbarkeit:** In einer vollen Woche ist es wichtig, für Rückfragen oder spontane Abstimmungen gut erreichbar zu sein. 7. **Nachbereitung:** Nach den Terminen sollte die Assistenz wichtige To-dos, Follow-ups oder Protokolle im Blick behalten und ggf. anstoßen. 8. **Diskretion und Vertraulichkeit:** Gerade bei sensiblen Terminen ist auf den vertraulichen Umgang mit Informationen zu achten. Eine strukturierte Arbeitsweise und vorausschauendes Planen sind in solchen Wochen besonders wichtig, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.