1 Frage zu Loeschregeln

Bei der Erstellung eines Konzepts zur Datenlöschung, insbesondere im Kontext von Aufbewahrungsisten für Spendenbescheinigungen, SEPA-Mandate und E-Mails, sind folgende Schritte und Aspekte zu berücksichtigen: 1. **Datenkategorien und -arten definieren**: Bestimme, welche Datenkategorien (z.B. personenbezogene Daten, Finanzdaten) und -arten (z.B. Spendenbescheinigungen, SEPA-Mandate, E-Mails) in deinem Unternehmen verarbeitet werden. 2. **Rechtliche Grundlagen**: Informiere dich über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. In Deutschland müssen Spendenbescheinigungen in der Regel 10 Jahre aufbewahrt werden, während SEPA-Mandate in der Regel 3 Jahre aufbewahrt werden müssen. 3. **Löschfristen festlegen**: Definiere für jede Datenkategorie spezifische Löschfristen, die den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. 4. **Löschklassen und -regeln**: Entwickle Löschklassen, die festlegen, welche Daten wann und wie gelöscht werden. Dies kann automatisierte Löschprozesse oder manuelle Überprüfungen umfassen. 5. **Dokumentation**: Halte alle Prozesse und Regelungen schriftlich fest, um die Nachvollziehbarkeit und Compliance zu gewährleisten. 6. **Schulung der Mitarbeiter**: Stelle sicher, dass alle Mitarbeiter über die Löschrichtlinien informiert sind und wissen, wie sie diese umsetzen können. 7. **Technische Umsetzung**: Implementiere technische Lösungen, die die automatisierte Löschung von Daten gemäß den festgelegten Löschfristen unterstützen. 8. **Überprüfung und Anpassung**: Führe regelmäßige Überprüfungen des Löschkonzepts durch und passe es an Änderungen der gesetzlichen Vorgaben oder interner Prozesse an. Durch die Beachtung dieser Schritte kannst du ein effektives Konzept zur Datenlöschung entwickeln, das den rechtlichen Anforderungen entspricht und die Datensicherheit gewährleistet.