3 Fragen zu Datenkategorie

Bei der Erstellung eines Konzepts zur Datenlöschung, insbesondere im Kontext von Aufbewahrungsisten für Spendenbescheinigungen, SEPA-Mandate und E-Mails, sind folgende Schritte und Aspekte zu berücksichtigen: 1. **Datenkategorien und -arten definieren**: Bestimme, welche Datenkategorien (z.B. personenbezogene Daten, Finanzdaten) und -arten (z.B. Spendenbescheinigungen, SEPA-Mandate, E-Mails) in deinem Unternehmen verarbeitet werden. 2. **Rechtliche Grundlagen**: Informiere dich über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. In Deutschland müssen Spendenbescheinigungen in der Regel 10 Jahre aufbewahrt werden, während SEPA-Mandate in der Regel 3 Jahre aufbewahrt werden müssen. 3. **Löschfristen festlegen**: Definiere für jede Datenkategorie spezifische Löschfristen, die den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. 4. **Löschklassen und -regeln**: Entwickle Löschklassen, die festlegen, welche Daten wann und wie gelöscht werden. Dies kann automatisierte Löschprozesse oder manuelle Überprüfungen umfassen. 5. **Dokumentation**: Halte alle Prozesse und Regelungen schriftlich fest, um die Nachvollziehbarkeit und Compliance zu gewährleisten. 6. **Schulung der Mitarbeiter**: Stelle sicher, dass alle Mitarbeiter über die Löschrichtlinien informiert sind und wissen, wie sie diese umsetzen können. 7. **Technische Umsetzung**: Implementiere technische Lösungen, die die automatisierte Löschung von Daten gemäß den festgelegten Löschfristen unterstützen. 8. **Überprüfung und Anpassung**: Führe regelmäßige Überprüfungen des Löschkonzepts durch und passe es an Änderungen der gesetzlichen Vorgaben oder interner Prozesse an. Durch die Beachtung dieser Schritte kannst du ein effektives Konzept zur Datenlöschung entwickeln, das den rechtlichen Anforderungen entspricht und die Datensicherheit gewährleistet.

Die genannten Angaben – Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Nutzerrolle – lassen sich als **personenbezogene Kontaktdaten und Zuordnungsmerkmale** oder als **Stammdaten von Mitarbeitern** zusammenfassen. Die passende Datenkategorie wäre: **Mitarbeiter-Stammdaten** bzw. **Kontaktdaten und organisatorische Zuordnungsdaten**. Diese Kategorie umfasst typischerweise alle grundlegenden Informationen, die zur Identifikation und Kontaktaufnahme sowie zur Einordnung der Funktion eines Mitarbeiters im Unternehmen dienen.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) unterscheidet verschiedene Kategorien von Daten. Die wichtigsten Datenkategorien nach DSGVO sind: 1. **Personenbezogene Daten** Das sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Beispiele: Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, IP-Adresse. 2. **Besondere Kategorien personenbezogener Daten** Diese werden auch als „sensible Daten“ bezeichnet und sind besonders schützenswert (Art. 9 DSGVO). Dazu gehören: - Daten über rassische und ethnische Herkunft - Politische Meinungen - Religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen - Gewerkschaftszugehörigkeit - Genetische Daten - Biometrische Daten (zur eindeutigen Identifizierung) - Gesundheitsdaten - Daten zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung 3. **Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten** Diese Daten werden in Art. 10 DSGVO gesondert behandelt. Zusätzlich gibt es noch weitere Unterscheidungen, die im Kontext der DSGVO relevant sein können, wie z. B. **anonymisierte Daten** (nicht mehr personenbezogen) und **pseudonymisierte Daten** (personenbezogen, aber ohne direkten Bezug zur Person ohne Zusatzinformationen). Weitere Informationen findest du direkt im Gesetzestext der [DSGVO](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679).