Ja, eine Revision kann Einführungspläne prüfen. Dabei handelt es sich um eine Überprüfung und Bewertung der Pläne zur Einführung neuer Prozesse, Systeme oder Produkt... [mehr]
Arbeitsanweisung für Mitarbeiter im Architekturbüro zum Prüfen und Weiterversenden von E-Rechnungen.
Antwort**Arbeitsanweisung für die Prüfung und das Weiterleiten von E-Rechnungen** **Ziel:** Sicherstellung der korrekten Prüfung und Weiterleitung von E-Rechnungen im Architekturbüro. **1. Empfang der E-Rechnungen:** - E-Rechnungen werden in der festgelegten E-Mail-Adresse oder über das entsprechende System empfangen. - Überprüfe regelmäßig den Eingang von E-Rechnungen. **2. Prüfung der E-Rechnungen:** - **Vollständigkeit:** Stelle sicher, dass alle erforderlichen Informationen vorhanden sind (Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Leistungsbeschreibung, etc.). - **Richtigkeit:** Vergleiche die Rechnungsdetails mit den entsprechenden Aufträgen oder Verträgen. - **Genehmigungen:** Überprüfe, ob die Rechnung die notwendigen Genehmigungen oder Unterschriften enthält. - **Fristen:** Achte auf Zahlungsfristen und eventuelle Skonti. **3. Dokumentation:** - Notiere alle relevanten Informationen zur Rechnung in einem internen Dokumentationssystem (z.B. Excel-Tabelle oder Buchhaltungssoftware). - Halte fest, ob die Rechnung genehmigt oder abgelehnt wurde und dokumentiere die Gründe im Falle einer Ablehnung. **4. Weiterleitung der E-Rechnungen:** - Bei Genehmigung: Leite die E-Rechnung an die Buchhaltungsabteilung oder die zuständige Person weiter. - Bei Ablehnung: Informiere den Absender der Rechnung über die Gründe der Ablehnung und sende die Rechnung zurück. **5. Archivierung:** - Stelle sicher, dass alle E-Rechnungen, sowohl genehmigte als auch abgelehnte, entsprechend den internen Richtlinien archiviert werden. - Achte darauf, dass die Daten sicher und datenschutzkonform gespeichert werden. **6. Rückfragen:** - Bei Unklarheiten oder Fragen zur Rechnung wende dich umgehend an den zuständigen Ansprechpartner im Büro oder den Absender der Rechnung. **7. Fristen einhalten:** - Achte darauf, alle Prüfungen und Weiterleitungen innerhalb der festgelegten Fristen durchzuführen, um Verzögerungen bei Zahlungen zu vermeiden. Diese Arbeitsanweisung ist regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen.
