Welche Anforderungen und Prozesse bestehen pro Abteilung für ein erweitertes Archivierungssystem?

Für eine IST-Aufnahme eines Archivierungssystems mit erweiterten Funktionen in einer Bank solltest du pro Abteilung gezielt Fragen stellen, um die aktuellen Prozesse, Anforderungen und Herausforderungen zu erfassen. Hier sind zentrale Themen und beispielhafte Fragen, die du pro Abteilung stellen kannst:

**1. Dokumentenarten und -quellen**
- Welche Arten von Dokumenten werden in Ihrer Abteilung erzeugt, empfangen und bearbeitet?
- In welchen Formaten (Papier, digital, E-Mail, Fax etc.) liegen diese Dokumente vor?
- Woher stammen die Dokumente (interne Systeme, Kunden, externe Partner)?

**2. Ablage- und Archivierungsprozesse**
- Wie werden Dokumente aktuell abgelegt und archiviert?
- Gibt es ein zentrales oder dezentrales Ablagesystem?
- Welche Klassifizierungs- und Verschlagwortungsregeln werden angewendet?

**3. Zugriff und Recherche**
- Wer benötigt Zugriff auf welche Dokumente?
- Wie erfolgt die Suche und das Wiederauffinden von Dokumenten?
- Gibt es häufige Probleme beim Zugriff oder bei der Suche?

**4. Aufbewahrungsfristen und Compliance**
- Welche gesetzlichen oder internen Aufbewahrungsfristen gelten für Ihre Dokumente?
- Wie wird die Einhaltung dieser Fristen sichergestellt?
- Gibt es spezielle Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit?

**5. Workflows und erweiterte Funktionen**
- Welche Workflows sind mit der Dokumentenbearbeitung verbunden (z.B. Freigaben, Weiterleitungen)?
- Werden Funktionen wie Versionierung, elektronische Signaturen oder automatische Benachrichtigungen benötigt?
- Gibt es Bedarf an Schnittstellen zu anderen Systemen (z.B. Kernbankensystem, E-Mail, CRM)?

**6. Probleme und Verbesserungspotenzial**
- Welche Herausforderungen oder Probleme bestehen im aktuellen Archivierungsprozess?
- Welche Funktionen würden die Arbeit erleichtern oder beschleunigen?
- Gibt es Medienbrüche oder manuelle Zwischenschritte, die automatisiert werden könnten?

**7. Schulung und Akzeptanz**
- Wie ist der Kenntnisstand der Mitarbeitenden im Umgang mit dem aktuellen System?
- Gibt es Schulungsbedarf oder Akzeptanzprobleme?

**8. Sonstiges**
- Gibt es spezielle Anforderungen, die bisher nicht abgedeckt wurden?
- Welche Erwartungen haben Sie an ein neues oder erweitertes Archivierungssystem?

Mit diesen Fragen erhältst du einen umfassenden Überblick über die IST-Situation in jeder Abteilung und kannst gezielt Anforderungen für ein erweitertes Archivierungssystem ableiten.