Du könntest in deiner Gruppenmail folgenden Hinweis einfügen: "Bitte beachtet: Wenn ihr auf diese E-Mail antwortet, verwendet unbedingt die Funktion 'Antworten' und nicht 'Allen antworten', damit eure Antwort nur an mich und nicht an das gesamte Personal gesendet wird. Vielen Dank!" So ist klar und höflich formuliert, worauf die Mitarbeitenden achten sollen.